Хранение трудовых книжек

Содержание

Хранение трудовых книжек

Хранение трудовых книжек

25.07.2019

У каждого гражданина нашей страны, который хотя бы один раз в своей жизни был официально трудоустроен, имеется трудовая книжка. Значимость данного документа сложно переоценить. Несмотря на наличие постоянных слухов относительно скорой отмены трудовых книжек – они по-прежнему остаются актуальными.

Основной задачей данного документа является сохранение информации относительно профессиональной деятельности гражданина. Именно на основании трудовой книжки пенсионная организация сможет точно подсчитать имеющийся у конкретного лица стаж. В дальнейшем, на основании точного количества лет этого стажа, физическому лицу может быть назначено пенсионное обеспечение.

Порядок создания бланков, а также их последующего использования работодателями регулируется на законодательном уровне. Здесь нужно учитывать следующие важные правила:

  1. Каждый работодатель обязан завести на нового работника трудовую книжку. Это правило распространяется только на те ситуации, при которых данного документа у гражданина ранее на руках не имелось. Это можно встретить при трудоустройстве молодых специалистов, у которых просто нет предыдущего опыта работы.
  2. Трудовая книжка нового сотрудника должна быть заведена, не позднее чем в течение 5 календарных дней, после непосредственного начала исполнения данным работником своих профессиональных обязательств.
  3. Если у работодателя на руках имеются запасные чистые трудовые книжки – он может выдать одну из них новому подчиненному за определенную плату.

Если же у нового сотрудника уже имеется опыт работы – значит трудовая книжка будет входить в перечень официальных документов, которые должны быть представлены соискателем в отдел кадров.

В течение 5 дней сотрудник отдела кадров должен надлежащим образом заполнить представленный ему документ.

Для этого в трудовую книжку вносится соответствующая запись о трудоустройстве физического лица в данную организацию.

Если основываться на современных законодательных нормах, можно отметить, что к процедуре заполнения трудовых книжек предъявляются достаточно точные и серьезные требования. В частности, неверное внесение записи в данный документ может прибавить сотруднику достаточно большое количество проблем.

Однако строгие правила устанавливаются современными нормами еще и в отношении последующего хранения трудовых книжек. В частности, работодатель должен организовать подходящее для этого место в своей компании.

Основные правила хранения трудовых книжек

В трудовую книжку вносится вся важная информация относительно профессиональной деятельности каждого гражданина. Помимо стандартных сведений о приеме и увольнении, в данном документе фиксируются и иные возможные события в жизни сотрудника. Сюда можно отнести, например, перевод на другое место работы, переименование организации, повышение в должности и т.д.

Все ключевые аспекты, относительно хранения данных документов, содержатся в положениях трудового законодательства, а именно – в статье 66 ТК РФ. Там отражены следующие важные принципы:

  1. Основные условия хранения книжек, а также дополнительные правила относительно их ведения и заполнения.
  2. Инструкции по изготовлению новых бланков.
  3. Правила и особенности такой процедуры, как передача книжек новым работодателям.

Следует отметить, что правильное ведение и хранение трудовых книжек является не просто привилегией работодателя. Дело в том, что нарушение установленных правил обязательно будет служить весомым основанием для применения определённых мер ответственности.

Сам трудовой документ представляет собой бланк строгой отчетности, который состоит ровно из 20 пронумерованных разворотов. На каждой странице должны иметься индивидуальная серия и номер документа.

В соответствии с действующими правилами абсолютно у каждого работодателя должен иметься хотя бы небольшой резерв запасных трудовых книжек. Помимо этого, следует помнить, что иногда могут пригодиться и вкладыши к данным документам. Они требуются в том случае, если книжка конкретного сотрудника была уже полностью заполнена и туда просто невозможно включить новую информацию.

Что же касается порядка ведения данных документов, каждый работодатель обязан своевременно включать в них следующие сведения:

  1. Информацию относительно трудоустройства сотрудника. Здесь сразу указывается дата принятия нового служащего, наименование его будущей должности, а также приказ работодателя, который является главным документом для трудоустройства.
  2. Данные относительно внутренних переводов. Как известно, сотрудник при наличии у него такого желания и при согласии самого работодателя может быть переведен на другую должность внутри одной организации. Этот факт обязательно должен быть зафиксирован в письменной форме. Для этого специалистом вносится соответствующая запись в книжку.
  3. Данные о различных заслугах и достижениях служащего. Сюда можно отнести присвоение нового звания, выражение официальной благодарности и т.д.
  4. Информацию относительно увольнения служащего. Сюда можно отнести следующие сведения: непосредственные причины для расторжения профессиональных отношений, текущую дату, а также номер и дату издания соответствующего приказа.

Ведение и хранение трудовых книжек

Так как трудовая книжка относится к бланкам строгой отчетности, к ее хранению предъявляются официальные требования. В первую очередь все передвижения трудовых книжек должны быть оформлены надлежащим образом. Для этого работодателем создаются следующие документы:

  1. Приходно-расходный журнал. Данный документ, как правило, хранится в отделе бухгалтерии. В него включаются сведения относительно имеющихся в организации чистых бланков книжек. Во время выдачи новой книжки на руки сотруднику – данный факт обязательно фиксируется. Для этого в имеющийся журнал вносится соответствующая запись.
  2. Журнал учета и движения. Этот документ, как правило, хранится в отделе кадров. Периодически туда должна вноситься следующая информация:
    • информация о новой трудовой книжке, которая отправляется на постоянное хранение к работодателю. Такая запись, как правило, вносится во время трудоустройства нового сотрудника;
    • сведения о выдаче трудовых книжек на руки работникам на строго ограниченный временной период. У каждого сотрудника действительно имеется законное право на временное получение своего трудового документа. Например, книжка может потребоваться для предоставления ее в ту или иную инстанцию – банковское учреждение и т.д. В этом случае ему необходимо будет написать личное заявление на имя своего работодателя. Начальник отдела кадров, на основании данного заявления, произведет выдачу документа;
    • информация относительно трудовых книжек, которые были выданы сотрудникам на руки по причине увольнения. Во время официального расторжения профессиональных отношений на работодателя будут наложены определенные обязательства. В частности, ему необходимо будет выдать трудовую книжку на руки сотруднику строго в установленные сроки. Выдача должна быть осуществлена в последний день нахождения служащего на своем рабочем месте. Сам факт выдачи также в обязательном порядке должен быть зафиксирован. Для этого кадровый работник вносит соответствующую запись в существующий журнал учета.

Правила учета и хранения трудовых книжек

После трудоустройства сотрудника его книжка попадает на длительное хранение к работодателю. Если говорить об основных правилах данного хранения, можно отметить следующие:

  1. Хранение подобных документов должно осуществляться в железных сейфах либо в специально отведенных для этого помещениях. Нередко трудовые книжки хранятся в отделе кадров.
  2. В процессе своей деятельности работодатель обязан обеспечить надлежащий учет трудовых книжек. Как правило, для этого назначается один ответственный специалист, который будет вносить в документы необходимые записи, а также совершать иные действия, которые потребуются в конкретной ситуации.
  3. В случае увольнения сотрудника, работодатель будет обязан своевременно выдать на руки его документ. Делается это в последний день работы подчиненного в данной организации. Следует отметить, что правило о своевременной выдаче трудовой книжки будет действовать абсолютно в любой ситуации, вне зависимости от конкретных причин увольнения работника, а также иных важных факторов.

Назначение ответственного за хранение трудовых книжек

В соответствии с действующими требованиями, вся ответственность за надлежащее ведение и хранение трудовых книжек в организации целиком и полностью возлагается именно на работодателя. Однако директор компании, в свою очередь, вправе возложить данные обязательства на другого сотрудника. В большинстве случаев таким сотрудником является руководитель или служащий отдела кадров.

Сама процедура возложения ответственности должна проходить в официальной форме. Для этого работодателем создается письменное распоряжение. Для того чтобы данный документ обладал полноценной правовой силой, в нем должна содержаться следующая информация:

  1. Данные о самом сотруднике, на которого будут возложены обязательства, а именно – ФИО подчиненного, наименование его должности, а также структурное подразделение, в котором он осуществляет свою деятельность.
  2. Информация о непосредственных обязательствах, которые будут возложены на сотрудника. Здесь необходимо будет перечислить все действия, которые должен выполнять данный работник.
  3. Дата, с которой приказ вступит в свою законную силу и т.д.

Установленный срок хранения трудовых книжек

Любая трудовая книжка будет содержать в себе персональные данные о сотруднике. Следовательно, работодатель обязан обеспечить такому важному документу надлежащие условия для его хранения.

У работодателя должны иметься в наличии трудовые книжки всех штатных сотрудников. Исключением, в данном случае, будут являться совместители. У них этот документ, как правило, хранится по основному месту работы.

Хранение имеющихся трудовых книжек должно осуществляться на постоянной основе. Выдача данных документов может производиться только по следующим основаниям:

  1. По причине увольнения служащего. В таком случае документ должен быть выдан ему на руки незамедлительно. Следует помнить, что любые задержки будут являться серьезным нарушением со стороны работодателя.
  2. По причине необходимости получения трудовой книжки на руки сотрудником на четко ограниченный временной период. Следует помнить, что выдача данного документа должна быть осуществлена в строгом соответствии с установленными правилами. В случае их нарушения, в отношении работодателя могут быть установлены соответствующие меры наказания. Наиболее распространенными из них являются следующие:

Итоги

Таким образом, процедура обеспечения надлежащего хранения и учета трудовых книжек в организации будет включать в себя следующие этапы:

  1. Выбор ответственного сотрудника, на которого будут возложены все важные обязательства. Оптимальным решением может стать возложение данных обязательств на представителя отдела кадров. Предварительно работник должен быть оповещен о подобных намерениях его начальника.
  2. Издание официального распоряжения руководителем. В данный документ должна быть внесена вся основная информация, включая сведения о самом сотруднике, перечень обязательств, которыми он будет наделен, дата, с которой все обязательства вступят в свою законную силу и т.д.
  3. Создание специальных журналов учета, в которых будет отражаться вся важная информация относительно движения книжек внутри организации. В журнал учета должны вноситься все важные записи, непосредственно касающиеся трудовых книжек. Сюда можно отнести: информацию относительно выдачи документов на руки, сведения о временном предоставлении книжек сотрудникам и т.д.

Источник: https://trudinspection.ru/alone-article/%D1%82%D1%80%D1%83%D0%B4%D0%BE%D0%B2%D0%B0%D1%8F-%D0%BA%D0%BD%D0%B8%D0%B6%D0%BA%D0%B0/hranenie-trudovyh-knizhek/

Правила ведения и хранения трудовых книжек

Хранение трудовых книжек

На сегодняшний день трудовая — это основной документ, подтверждающий стаж и раскрывающий профессиональный путь работника. Именно на основе этого документа смотрят стаж, рассчитывают компенсации и другие выплаты, фиксируют поощрения и награды, которыми работодатель стимулирует своего работника за добросовестное исполнение должностных обязанностей.

Какими нормами руководствоваться

Порядок ведения, заполнения и хранения подробно рассматривается в следующих документах:

Порядок оформления при трудоустройстве

В соответствии со ст. 66 ТК РФ, п. 3 Правил, наниматель обязан вести ТК на каждого сотрудника, с которым заключен договор. Запись об этом должна быть внесена в течение 5 дней после выхода нового сотрудника на работу.

Если гражданин трудоустраивается впервые, то бланк ему должен выдать наниматель. Перед этим нужно получить от поступающего на работу письменное заявление на заведение трудовой книжки с указанием причины ее отсутствия.

При выдаче ТК сотруднику руководитель взимает с него плату, равную расходам на ее приобретение.

Общие требования

Требованияи правила
Нумерация разделов сквозная Каждая запись имеет свой последовательный номер, нарушение последовательности считается ошибкой и необходимо вносить изменения.
Формат даты фиксированный Допускаются только арабские цифры в формате день, месяц, год (12.05.2019 — правильно, 12 мая 2020 года — неправильно).
Какими средствами вносить Сведения вносятся только ручками с чернилами черного, фиолетового или синего цветов, ручка может быть исключительно шариковая, гелевая и перьевая.
Допускается ли использование штампов и печатей Допускается при использовании штампа с названием организации. В целом этот вопрос не урегулирован на уровне закона, кроме случая выдачи вкладыша в трудовую.
На каком языке вносятся сведения Официальный язык — русский, но в национальных республиках допускается внесение сопровождающих записей на своем языке.
Сроки внесения информации Не позднее 7 дней после начала трудовой деятельности, при этом трудовая заводится на каждого работника, который проработал свыше пяти дней.
Как знакомить с записями Со всеми записями работника необходимо знакомить под подпись в личной карточке, где записи дублируются. В трудовой работник ставит свою подпись только при увольнении.
Как исправлять ошибки Зависит от раздела. На титульном листе исправления вносятся через зачеркивание, в разделе «Сведения о работе» зачеркивание запрещается, здесь запись признается недействительной.

Титульная страница

Сюда вносят персональные данные владельца трудовой книжки:

  • Ф.И.О.;
  • дату рождения;
  • информацию об образовании;
  • профессию;
  • специальность.

Вся информация вносится на основании предоставленных работником документов. Инструкция по ведению трудовых книжек 2020 года не добавила каких-то новых сведений. Информация со слов работника не вносится.

После заполнения кадровый работник, который вносил информацию, ставит свою подпись и передает трудовую работнику, чтобы он проверил, все ли правильно внесено. Если все правильно, то работник ставит свою подпись. Если допущены ошибки или неточности, бланк подлежит уничтожению.

В этом случае будет заведен новый бланк трудовой, но работник за него уже ничего платить не будет, потому что ошибка была допущена работодателем.

Сведения о работе

В этом разделе указывается информация:

  • о приеме на работу;
  • повышении в должности;
  • переводах (постоянных);
  • присвоении разрядов;
  • об увольнении.

Все сведения вносятся в строгом соответствии с теми формулировками, которые указаны в трудовом договоре сотрудника и соответствующем приказе. С каждой вносимой записью о рабочей деятельности, о переводе и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под подпись в его личной карточке.

Сведения о награждениях

По сути мало чем отличается от предыдущего раздела, но есть свои нюансы. В этот раздел вносят информацию о награждении:

  • государственными наградами;
  • почетными грамотами, нагрудными знаками, значками, дипломами;
  • другими видами поощрения, предусмотренными у конкретного работодателя.

Сведения о денежных премиях, которые носят регулярный характер, в этот раздел не вносят.

Общий порядок ведения и хранения

По правилам, ответственность за сохранность бланков трудовых лежит на нанимателе. Им же назначается сотрудник, ответственный за ведение бланков (как минимум двое, чтобы была возможность замены). Такое решение оформляется приказом.

Приказ о ведении трудовых книжек, образец

Скачать

Каждая организация для собственных целей должна закупать чистые документы. Они могут храниться в отделе кадров и выдаются при оформлении работников, трудоустраивающихся впервые, а также при необходимости выдачи дубликата. Все бланки подлежат строгому учету и хранятся в соответствии с правилами.

Для учета ТК необходимо вести две книги:

  • приходно-расходную книгу для учета ТК и вкладышей в них (ведется бухгалтерией компании). В нее вносится информация, касающаяся расходования бланков, с указанием серии и номера каждого документа;
  • книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (ее ведет кадровая служба). В ней регистрируются все документы, принятые на хранение от работников при трудоустройстве и увольнении, с указанием серии и номера.

Книги сотрудников и вкладыши должны храниться в сейфе в отделе кадров, позволяющем обеспечить их сохранность.

ТК хранится у руководителя до дня расторжения договора с сотрудником. В отдельных случаях трудовая книжка выдается на руки гражданину для предъявления в Пенсионный фонд или органы социальной защиты. За ее хранение в это время ответственность несет владелец.

Правила выдачи копий трудовых книжек

По общему правилу, по письменную заявлению работника администрация обязана сделать копию трудовой книжки и выдать ее сотруднику в трехдневный срок с даты обращения. Копия заверяется записью, печатью организации (если есть) и подписью с расшифровкой ответственного кадрового работника.

Подробнее: как заверять копии трудовой книжки

Источник: https://clubtk.ru/pravila-vedeniya-i-khraneniya-trudovykh-knizhek

Минтруд России разработал новый Порядок ведения и хранения трудовых книжек

Хранение трудовых книжек
 02.12.2020

Новые фотообои на рабочий стол с производственным календарем-2021

 19.10.2020

Роспотребнадзор рассказал о последствиях отказа от вакцинации

 12.10.2020

С Днем кадрового работника! Праздничные скидки!

 11.08.2020

Вступают в силу поправки в ТК РФ по диспансеризации

 11.08.2020

Минтруд пояснил порядок перевода на удаленную работу

 26.05.2020

Летний конкурс для кадровиков и всех, кто занимается кадрами

 22.05.2020

С Днем кадрового работника! Подарки, скидки, конкурс

 04.05.2020

Статья “Отпуск по беременности и родам закончился, а на отпуск по уходу за ребенком заявление вовремя не поступило. Что делать, какие варианты?”, подготовленная в журнал “Кадровик-практик”, досрочно опубликована в справочной базе, доступной подписчикам.

Статья “Отпуск по беременности и родам закончился, а на отпуск по уходу за ребенком заявление вовремя не поступило. Что делать, какие варианты?”, подготовленная в журнал “Кадровик-практик”, досрочно опубликована в справочной базе, доступной подписчикам.  01.05.2020

Поздравляем с Первомаем! Будьте здоровы, берегите друг друга!

 28.04.2020

Президент продлил нерабочие дни до 11 мая

 09.04.2020

Приняты Временные правила регистрации граждан в целях поиска подходящей работы и в качестве безработных, а также осуществления социальных выплат гражданам, признанным в установленном порядке безработными

Приняты Временные правила регистрации граждан в целях поиска подходящей работы и в качестве безработных, а также осуществления социальных выплат гражданам, признанным в установленном порядке безработными.
Согласно Правилам, в частности, “Работодатель по форме, утвержденной Пенсионным фондом Российской Федерации, представляет в Пенсионный фонд Российской Федерации информацию в случаях приема на работу и увольнения гражданина не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения), а также иных решений или документов, подтверждающих оформление трудовых отношений.”  08.04.2020

Период нерабочих дней могут уменьшить

 06.04.2020

Статья “Как не работающим в апреле организациям выплатить зарплату сотрудникам?”, подготовленная в апрельский номер журнала “Кадровик-практик”, досрочно опубликована

Статья “Как не работающим в апреле организациям выплатить зарплату сотрудникам?”, подготовленная в апрельский номер журнала “Кадровик-практик”, досрочно опубликована в справочной базе, доступной подписчикам.Ситуацию борьбы с коронавирусом мы переживаем впервые. Возникают многочисленные вопросы, однозначные ответы на которые дать нельзя, поскольку отсутствует правовое регулирование.Указом Президента РФ от 02.04.2020 N 239 в России продлен период нерабочих дней с сохранением за работниками заработной платы до 30 апреля 2020 г. Как и в предыдущем Указе, это касается всех организаций, за исключением непрерывно действующих и тех, которые обеспечивают жизнедеятельность населения России.

Сразу заметим, что ограничения, установленные в связи с пандемией коронавируса, не освобождают работодателей от обязанности выплачивать зарплату своим работникам. На это указывают и специалисты Роструда…

 01.04.2020

Возможно, что следующая неделя тоже станет нерабочей

 02.03.2020

Наконец-то ВЕСНА!

 27.02.2020

Опубликованы образцы заполнения СТД-Р

 25.02.2020

ПФР обновил образцы заполнения СЗВ-ТД на своем сайте

 20.02.2020

ПФР о первой отчетной кампании по СЗВ-ТД

 19.02.2020

ВС РФ о взыскании ущерба с водителя, попавшего в ДТП

 15.02.2020

Инструкция по заполнению СЗВ-ТД дополнена разъяснения о заполнении формы при превращении совместительства в основную работу, переименовании должности, внешнем совместительстве, аннулировании трудового договора и др.

Инструкция по заполнению СЗВ-ТД дополнена ответами на следующие вопросы, поступившие после ее публикации:- Как отразить «превращение» совместительства в основную работу в СЗВ-ТД?Работника перевели в январе 2020 г. Последнее кадровое действие перед этим – переименование должности в 2017 году, а до него – прием на работу в 2016 году. Мне что вносить в СЗВ-ТД и как? Работа основная.- Как отражать внешнее совместительство в бумажной СЗВ-ТД? Где и какую запись делать?- Работника приняли в январе (27.01.2020), заключили трудовой договор, издали приказ,  но он не выходит. По условиям договора он должен был приступить к работе с 28.01.2020 (и с этой даты договор вступает в силу), но работник не вышел, по телефону сказал, что заболел. Надо ли его отражать в СЗВ-ТД? Возможно, придется аннулировать трудовой договор…

– и другие…

 05.02.2020

ПФР разместил образцы заполнения СЗВ-ТД на своем сайте

 30.01.2020

Опубликованы образцы заполнения СЗВ-ТД

Источник: https://www.kadrovik-praktik.ru/novosti_trudovogo_zakonodatelstva/mintrud_rossii_razrabotal_novyy_poryadok_vedeniya_i_khraneniya_trudovykh_knizhek/

Где хранится трудовая книжка работника и кто несет за нее ответственность?

Хранение трудовых книжек

Это документ, который характеризует историю трудовой деятельности отдельного человека, содержит данные о стаже, местах работы и продолжительности. Предоставление книжки является обязательным условием при устройстве на работу.

В том случае, если у работника книжки нет, ее оформляет работодатель при условии, что сотрудник работает более 5 дней на предприятии. В документе фиксируется вся информация о работодателе, работнике и его должности, а так же наградах, поощрениях, переводах и увольнении.

В РФ он существует с 1939 года, несмотря на изменения внешней формы и обложки, суть осталась неизменной. В настоящее время используется образец, заложенный в 2004 году актами Правительства РФ.

Требование обязательного заведения книжки предусматривается в ст. 65 Трудового Кодекса РФ. Работодатель должен быть при этом индивидуальным предпринимателем или юридическим лицом. На физических лиц, нанимаемых на работу сотрудников (горничная, водитель, домработница, няня), не возлагается обязанность фиксировать записи о работнике.

Она особенно актуальна в период расчета общего стажа в ситуации, когда работодатель не предоставил данные в Пенсионный Фонд. Единственным подтверждением трудовой деятельности является именно книжка.

Немного о главном

Где хранится трудовая книжка работника? Ответ на данный вопрос достаточно прост. Указанный документ хранится в организации по основному месту работы гражданина.

Для того чтобы трудовые книжки были в целости и сохранности, они должны находится в специальном, несгораемом сейфе или металлическом шкафу, под ответственностью руководителя предприятия.

Тем не менее, в большинстве случаев, данные документы хранятся в отделе кадров, в котором также находятся и личные дела всех сотрудников фирмы. Ответственность за трудовые книжки в такой ситуации возлагается на начальника отдела кадров. Это нужно запомнить.

Для справки

Трудовые книжки существуют в нашей стране очень давно. Впервые данные документы появились еще в 1939 году. При этом форма трудовой книжки менялась уже не один раз. В настоящее время используется образец документа 2004 года, который был утвержден Правительством РФ.

Порядок учета трудовых книжек

Трудовые книжки, вкладыши в них, бланки подлежат учету в организации (п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Для этих целей утверждены следующие книги, которые обязаны вести работодатели:

1) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. Ведется бухгалтерией организации. В приходно-расходную книгу вносятся сведения об операциях по получению и расходованию бланков трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку. Кроме количества бланков трудовой книжки в приходно-расходной книге следует указывать их серию и номер;

2) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведется:

– кадровой службой организации

– либо другим подразделением, в котором оформляется прием и увольнение работников.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них предназначена для регистрации полученных трудовых книжек и вкладышей в них от работников при приеме на работу, при увольнении, а также при оформлении дубликатов или заведении новых трудовых книжек или вкладышей в них.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Так как бланки трудовой книжки и вкладыша в нее относятся к бланкам строгой отчетности, то они должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.

Правовое регулирование

В соответствии с действующим законодательством, хранение трудовых книжек и вкладышей к ним является обязанностью работодателей. Об этом, указано в Постановлении Правительства РФ “О трудовых книжках” от 16 апреля 2003 года № 225.

Обеспечивать сохранность документов, руководитель предприятия обязан на протяжении всего срока действия договора с сотрудником. Трудовая книжка обязательно выдается подчиненному лично на руки в последний день его служебной деятельности на предприятии, а также его близкому родственнику под расписку в случае смерти самого сотрудника. Это нужно запомнить.

Где хранится трудовая книжка работника после его увольнения, если он отказался от получения данного документа? Это очень интересный вопрос, волнующий многих граждан.

Так вот, в данной ситуации трудовая книжка должна храниться в архиве предприятия до востребования в течение 50 лет, но при том условии, что она поступила в архив после 2003 года.

Если данный документ был передан в архив раньше указанного года, то срок хранения увеличивается до 75 лет. Это обязательное условие.

Каждый специалист, которому поручено вести трудовые книжки в организации, обязан знать нормы законов, которыми следует руководствоваться неукоснительно:

  • Статья 66 Трудового кодекса, являющаяся основанием для разработки документа – настольной книги кадровика или иного уполномоченного на ведение трудовых книжек работника.
  • Правила ведения и хранения, утвержденные Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225 (далее – Правила).

Источник: https://zarplatto.ru/gde-hranitsya-trudovaya-knizhka-rabotnika-i-kto-neset-za-nee-otvetstvennost/

Порядок учета и хранения трудовых книжек – Все о кадрах

Хранение трудовых книжек

Трудовая книжка действует на территории России с 1939 года. При этом форма ее несколько раз изменялась и в настоящее время применяется трудовая книжка образца 2004 года, форма которой утверждена Правительством РФ.

Поскольку бланки трудовых книжек приравниваются к бланкам строгой отчетности, они должны соответственно учитываться и храниться. Аналогичные требования установлены для хранения трудовых книжек работников.

В статье напомним, как обеспечить должный учет и хранение трудовых книжек в организации и какие документы в связи с этим оформить.

Бланки трудовых книжек и порядок их приобретения

Начиная разговор об учете и хранении трудовых книжек, обратимся к основному и всем известному документу — Постановлению Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках», которым утверждены Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее — Правила).

Но прежде скажем несколько слов о приобретении бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Формы этих бланков утверждены указанным постановлением Правительства РФ. А образцы трудовой книжки и вкладыша в нее, а также порядок обеспечения работодателей бланками книжек и вкладышей утверждены Приказом Минфина РФ от 22.12.2003 N 117н «О трудовых книжках».

Напомним, что вкладыш нужен в случаях, когда в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов. Он вшивается в трудовую книжку и оформляется и ведется в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки недействителен. При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указываются серия и номер вкладыша (п. 38, 39 Правил).

Бланки трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку изготавливаются только Объединением государственных предприятий и организаций по производству государственных знаков «ГОЗНАК» Минфина. Бланки имеют определенную степень защиты.

Распространение бланков может осуществляться юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, отвечающими требованиям, установленным изготовителем, на основании заключенного между ними договора.

Работодатели могут приобретать бланки непосредственно со склада изготовителя или распространителя либо иным способом.

Обратите внимание! В силу ст.

 66 ТК РФ работодатель (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого проработавшего у него свыше пяти дней в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной. При этом если трудовой договор заключается с работником впервые (ст. 65 ТК РФ), на него оформляется новая трудовая книжка.

Если работодатель заводит на работника новую трудовую книжку, расходы на приобретение ее бланка затем взимаются с работника, за исключением случаев:

— массовой утраты трудовых книжек работников по вине работодателя (п. 34 Правил);

— порчи трудовых книжек или вкладышей не по вине работника (п. 48 Правил).

Довольно часто возникает вопрос, может ли работник сам купить и принести бланк трудовой книжки. Принимать и вести такую трудовую книжку не стоит, в первую очередь потому, что она может не соответствовать требованиям защиты, а во-вторых, потому, что работодатель обязан вести четкий учет трудовых книжек с момента их приобретения.

Полномочия по ведению, хранению и учету трудовых книжек

Согласно п. 45 Правил ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.

При этом работодатель своим приказом назначает ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. Как правило, это работник кадровой службы. Если же такой службы в организации нет, соответствующие полномочия возлагаются на бухгалтера.

Помимо обязанностей по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек, можно предусмотреть обязанность по своевременному приобретению трудовых книжек и вкладышей. В этом же приказе можно назначить лицо, исполняющее данные обязанности на период отсутствия уполномоченного работника.

Приведем образец такого приказа.

Общество с ограниченной ответственностью «Аметист»

(ООО «Аметист»)

Приказ

Г. Новгород

О назначении лица, ответственного за покупку, ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них

В соответствии с п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225,

Приказываю:

Назначить ответственной за покупку, ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них специалиста отдела кадров Жемчугову Т. Б. с 15.08.2014.

Во время отсутствия Жемчуговой Т. Б. обязанность по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей к ним возлагается на начальника отдела кадров Бирюзову В. М.

Контроль за исполнением приказа возложить на начальника отдела кадров Бирюзову В. М.

Генеральный директор Алмазов С. В. Алмазов

С приказом ознакомлены:

Начальник отдела кадров Бирюзова В. М. Бирюзова

Источник: http://info-personal.ru/raznoe/poryadok-ucheta-i-xraneniya-trudovyx-knizhek/

Порядок и правила хранения трудовых книжек в организации

Хранение трудовых книжек

О том, как осуществляется хранение трудовых книжек в организации, обычным работникам известно мало. А ведь ТК остается у работодателя до тех пор, пока ее собственник не уволиться или не выйдет на пенсию. И именно наниматель несет ответственность за этот документ.

Общая информация

Трудовая книжка – это документ, подтверждающий осуществление гражданином его трудовой деятельности. На основании сведений, указанных в ТК, происходит расчет пенсии. Поэтому сохранность документа очень важна. Трудовая книжка хранится либо у работника, если он не трудоустроен, либо у нанимателя.

Бланки документов и вкладыши к ним являются объектами строгой отчетности, поэтому существуют определенные правила их хранения. Ведением ТК на предприятии могут заниматься сотрудники кадрового отдела, менеджеры, секретари или сам руководитель, в зависимости от его распоряжений. Для этого он обязан издать соответствующий приказ.

Все организационные вопросы сводятся к следующим действиям:

  • назначение ответственного лица;
  • приобретение необходимого количества бланков и вкладышей ТК;
  • ведение соответствующего учета;
  • определение порядка оформления и выдачи документов.

Индивидуальные предприниматели обязаны заниматься организацией ведения и хранения ТК самостоятельно. На них распространяются те же правила, что и на большие организации.

Учет и хранение

Условия хранения трудовых книжек на предприятии регламентируются Правилами ведения трудовых книжек. Обязательно ведется учет трудовых книжек, для чего используются:

  • специальная приходно-расходная книга;
  • журнал для учета выдачи и приема ТК.

Первый документ необходим для того, чтобы осуществлялся учет бланков, которые получает и использует организация. Записываются реквизиты всех бланков и другие сведения. Книга ведется уполномоченным сотрудником бухгалтерии.

А вот второй документ ведет работник, который занимается непосредственным оформлением на работу и увольнением. Журнал содержит сведения обо всех оформленных и выданных ТК на предприятии. Так же осуществляется регистрация книжек, которые были приняты от новых сотрудников.

Справка: оба журнала обязательно прошиваются, нумеруются и заверяются печатью организации.

Трудовая книжка каждого сотрудника хранится согласно особому порядку, который относится к документам строгой отчетности. Трудовые книжки работников хранятся в специально оборудованном помещении, например, в сейфе. При отсутствии сейфа для этой цели можно использовать шкаф. Главное, чтобы была обеспечена полная защита от потери или нанесение повреждений ТК.

При наличии в организации филиалов все ТК хранятся в главном офисе. ТК можно хранить в филиале организации, однако для этого должна быть создана единая кадровая служба.

Руководитель обязан издать соответствующие распоряжения. Тогда директор филиала сможет оформлять и вести учет документов всех своих работников.

Если же он будет осуществлять эти обязанности без приказа руководителя компании, то будет нарушать закон.

Для получения бланков кадровику или другому уполномоченному лицу необходимо подавать соответствующую заявку сотрудникам бухгалтерии. А в конце каждого месяца кадровик обязан отчитаться перед бухгалтерией о наличии бланков ТК.

При смене ответственного за учет ТК лица осуществляется передача документов другому сотруднику. Для этого руководитель издает акт, но только после соответствующей проверки наличия трудовых.

Хранение испорченных при заполнении трудовых книжек в организации не допускается. Их уничтожают на основании изданного руководителем соответствующего распоряжения.

Те документы, которые не были получены владельцем по уважительной причине (например, в случае смерти), должны оставаться на сохранении не менее 2 лет. Затем их перемещают в специальный архив предприятия на 50 лет.

По истечении этого срока бумаги также уничтожаются.

Хранение трудовых книжек на любом предприятии после увольнения работников запрещено. Владелец должен получить свой документ в день увольнения вместе с расчетом. Так же закон допускает возврат документа родственникам подчиненного в случае его смерти. При отказе забрать ТК наниматель обязан выслать ее собственнику почтой.

Ответственность

Руководитель должен позаботиться о том, где должны храниться трудовые книжки, так как это его прямая обязанность.

Недобросовестный учет и хранение трудовых книжек могут привести к привлечению нанимателя не только к административной, но и к уголовной ответственности.

К примеру, за массовую потерю ТК на предприятии на него могут наложить штраф до 200 минимальных зарплат, а также направить его на обязательные или исправительные работы.

Помимо того, за порчу или утерю трудовой наниматель обязан ее восстановить. Для этого ему нужно обращаться ко всем работодателям лица для подтверждения осуществления им трудовой деятельности. А после этого на основании полученных бумаг работодатель оформляет дубликат ТК работника.

Источник: https://KadrovyhDel.ru/trudovaya/knizhka-hranenie.html

Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.